Syndicat de l'Emploi et de l'Immigration du Canada - http://ceiu-seic.ca/fr/soutien/outils-pour-les-chefs-locaux/administration-financiere/

Administration financière

Le trésorier ou la trésorière est chargé d’administrer les finances, mais c’est l’ensemble de l’exécutif qui doit répondre de l’intégrité des méthodes financières de la section locale. Cette section indique les principaux éléments de l’administration financière de la section locale qui intéressent tous les membres de l’exécutif de la section locale.

Tenue de la liste des membres

Tous les mois, chaque section locale reçoit une liste imprimée de tous ses membres. Cette liste comprend d’autres précieux renseignements auxquels l’exécutif de la section locale doit prêter attention, mais nous traiterons d’abord des membres eux-mêmes.

La section locale reçoit périodiquement une remise de cotisations du bureau national du SEIC, et le montant reçu est directement lié au nombre des membres inscrits sur la liste. Si un-e employé-e passe d’un bureau à l’autre, il ou elle peut ne pas avoir été transféré à la liste de la section locale d’accueil. Dans ce cas, cette section locale ne reçoit pas de remise de cotisations à l’égard de cet employé-e; c’est son ancienne section locale qui en reçoit une. Le trésorier ou la trésorière doit voir à ce que tous les employé-e-s faisant partie de la section locale soient inscrits sur la liste mensuelle. Une carte de membre doit être remplie à l’égard de chaque employé-e qui ne l’est pas et cette fiche doit être envoyée au bureau national du syndicat.

La liste des membres indique en outre le statut de chaque employé-e. «F » désigne un membre en règle, «S » signifie que la qualité de membre de l’employé-e a été suspendue et «R » désigne un-e cotisant-e Rand. Le cotisant ou la cotisante Rand est un-e employé-e qui est assujetti à la convention collective et qui doit, par conséquent, payer des cotisations syndicales. Cependant, s’il est obligatoire de payer ces cotisations, il n’est pas obligatoire de devenir un membre du syndicat. Les employé-e-s doivent volontairement opter pour l’adhésion au syndicat, et l’un des devoirs de l’exécutif de la section locale consiste à indiquer aux nouveaux employé-e-s les avantages de l’adhésion au syndicat et à donner aux cotisant-e-s Rand l’occasion d’adhérer au syndicat et d’y participer.

De prime abord, « Rand » peut sembler être une drôle de façon de désigner l’employé-e qui paie des cotisations syndicales mais qui ne compte pas parmi les membres du syndicat. Le nom est celui du juge qui, à titre d’arbitre, a réglé une grève célèbre dans l’histoire du mouvement syndical canadien. Les employé-e-s de Ford à Windsor (Ontario) s’était mis en grève pour obtenir la sécurité syndicale en 1945. Ils voulaient que toutes les personnes travaillant chez Ford soient des membres du syndicat et paient des cotisations en vertu d’un système de retenue automatique sur la paye. Ils se disaient que puisque tous les employé-e-s bénéficiaient de la convention collective, ils devaient tous faire partie du syndicat et payer leur part des frais de fonctionnement du syndicat. La décision du juge Rand a divisé la pomme en deux. Il a convenu que tous les employé-e-s bénéficiaient de la convention et que chacun-e devait payer des cotisations retenues à la source. Cependant, il a jugé que l’adhésion au syndicat devait être volontaire plutôt qu’obligatoire. Compte tenu de l’importance de cette décision dans l’histoire syndicale, on continue de qualifier de cotisant-e Rand tout-e employé-e qui paie des cotisations mais n’a pas opté pour l’adhésion au syndicat.

Vous pouvez obtenir formation et conseils sur les éléments les plus obscurs de la liste imprimée, mais les principales tâches de l’exécutif sont celles qui sont indiquées ci-dessus.

Préparation du budget

Le budget de la section locale devrait répartir les ressources d’une manière ouverte et efficace. Même si tous les membres de l’exécutif devraient participer à la préparation du budget, il arrive souvent qu’il incombe au trésorier ou à la trésorière de donner le pas. Le budget indique la façon dont la section locale dépensera ses fonds au cours de l’année suivante. Sa soumission à l’approbation de l’assemblée générale annuelle des membres permet aux membres de décider des priorités de dépense de l’année. Puisque la participation à ce processus aide à cimenter les liens entre les dirigeant-e-s et les membres de la section locale, il faut bien la préparer. Il est d’usage que le trésorier ou la trésorière présente le budget et l’explique aux membres.

Remise de cotisations

Chaque section locale fixe le taux de cotisation de la section locale par un vote de ses membres. Les cotisations sont retenues par l’employeur et envoyées à l’instance nationale du syndicat, qui remet à la section locale la partie du total des cotisations qui lui revient. Cependant, pour avoir droit à sa remise, la section locale doit satisfaire aux exigences du SEIC en matière de rapports financiers. Celles-ci sont indiquées à l’article 13 des Règles applicables aux sections locales que comprennent les Statuts du SEIC, cet article stipulant notamment ce qui suit :

Paragraphe 3 – APUREMENTS

L’exécutif de cette section locale nomme, un (1) mois avant la réunion générale annuelle, un vérificateur ou une vérificatrice qui n’est pas dirigeant ou dirigeante de la section locale pour apurer les registres de la section locale. Cette personne sera ou ces personnes seront normalement un ou des membres. Un rapport par écrit à l’exécutif de la section locale sera fait une (1) semaine avant la date fixée pour ladite réunion annuelle.

Paragraphe 4 – RAPPORTS FINANCIERS

La présente section locale prépare un rapport annuel financier apuré. Ce rapport financier apuré, préparé de la manière prescrite à l’Annexe « A » du présent règlement de la section locale, sera expédié au siège social du Syndicat et à la vice-présidente ou vice-président national-e ou aux vice-présidentes ou vice-présidents nationaux, au plus tard le 1er mars chaque année. Une déclaration signée, attestant qu’il a été approuvé par une réunion générale des membres, doit accompagner le rapport financier lorsqu’il est envoyé au siège social du Syndicat. Si le rapport financier n’est pas présenté, la section locale cessera de recevoir ses remises. Sur réception du rapport financier, tous les fonds retenus seront versés à la section locale.

Ces paragraphes indiquent clairement les exigences auxquelles chaque section locale doit répondre pour continuer de recevoir ses paiements de remise. Le trésorier ou la trésorière doit voir à ce que les documents financiers soient établis dûment et en temps opportun, mais l’exécutif entier est responsable de la prise des mesures nécessaires à la vérification (apurement) et à l’approbation des rapports financiers.

Nous reproduisons ci-dessous le modèle de rapport financier que comprend l’annexe « A ».

ANNEXE « A » (à l’appendice A)

MODÈLE

SYNDICAT DE L’EMPLOI ET DE L’IMMIGRATION DU CANADA

SECTION LOCALE 00001

RAPPORT FINANCIER

pour la période du 1er janvier au 31 décembre 1999

REVENUE
Cotisations payables à la section locale
$ 1,000.00
Intérêt bancaire
50.00
Autres revenus (préciser)
50.00
$ 1,100.00
Comptes à recevoir (détail ci-annexé)
DÉPENSES
Réunions (détail ci-annexé)
500.00
Honoraires professionnels (services ou conseillersjuridiques etc.)
Assurance
20.00
Frais bancaires
10.00
Affranchissement (Messageries, etc.)
10.00
Impression et papeterie
20.00
Location et équipement
Entretien et réparations (équipement)
Téléphone
Télégrammes
10.00
Publications
10.00
Frais de représentation
30.00
Cours de formation (détail ci-annexé)
100.00
Frais de colloques (Conseil régional, etc.)
(détail ci-annexé)
100.00
Capitation du Conseil régiona
10.00
Fournitures de bureau
10.00
Cadeaux et condoléances
10.00
Frais de déplacement (détail ci-annexé)
150.00
Frais divers
10.00
Autres dépenses (préciser)
$ 1,000.00
Excédent des revenus sur les dépenses
100.00
Solde au début (1er janvier 1999)
400.00
Solde en fin d’exercice (31 décembre 1999)
$ 500.00
Comptes payables (détail ci-annexé)
CONCILIATION
En banque (Compte courant)
$ 45.00
En banque (Compte d’épargne)
355.00
Encaisse, à déposer
75.00
Solde de la petite caisse
20.00
Timbres-poste
5.00
$ 500.00
Nous certifions par les présentes que le présent rapport apuré a été approuvé par les membres de la présente section locale, et y apposons notre signature, comme suit.
Président
présidente Trésorier ou trésorière
NOTE: Il y aura certains postes dont certaines sections locales n’auront pas besoin alors que certaines sections voudront prévoir d’autres postes.
INSTITUTIONS FINANCIÈRES
NOMS ET ADRESSES NUMÉROS DE COMPTE
Banque de Montréal
$$$$, rue Bank
Ottawa (Ontario) XXX YYY
1234567
Co-op d’Ottawa
0000, rue du Parlement
Ottawa (Ontario) XXX YYY
567890
Canada Trust
0000, avenue Ontario
Ottawa (Ontario) XXX YYY
34567890
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