Syndicat de l'Emploi et de l'Immigration du Canada - http://ceiu-seic.ca/fr/soutien/outils-pour-les-chefs-locaux/administration-de-la-section-locale/

Administration de la section locale

L’exécutif entier de la section locale est responsable de l’administration de la section locale, mais une grande partie du travail incombe au secrétaire ou secrétaire-trésorier ou à la secrétaire ou secrétaire?trésorière. L’information présentée ci-dessous donne des outils utiles aux fins de l’administration des sections locales mais, comme d’habitude, nous incitons les dirigeant-e-s des sections locales à profiter des possibilités de formation et des ressources de soutien pour devenir de judicieux administrateurs ou administratrices.

Procès-verbaux des réunions de l’exécutif et des membres

Le ou la secrétaire ou le secrétaire-trésorier ou la secrétaire-trésorière rédige les procès-verbaux des réunions, tient ces documents et les distribue de façon appropriée. On ne s’attend nullement à ce qu’il ou elle consigne mot à mot ce qui se dit pendant les réunions. Les procès-verbaux des réunions doivent plutôt indiquer l’essentiel des discussions et les décisions prises.

Le procès-verbal traditionnel comprend les renseignements suivants :

  • la nature de la réunion (assemblée générale annuelle des membres, réunion de l’exécutif ou réunion extraordinaire des membres)
  • la date, l’heure (heures de commencement et de fin) et le lieu
  • les noms du président ou de la présidente de la réunion, du ou de la secrétaire de la réunion et des autres dirigeant-e-s de la section locale qui sont présents
  • le nombre des personnes présentes
  • le détail des décisions prises (adoption du procès-verbal de la réunion précédente, personnes proposant et appuyant les motions ainsi que décisions prises et rapports présentés)
  • la mise en candidature et l’élection de membres à différents postes

Les membres qui occupent pour la première fois le poste de secrétaire trouveront probablement très utile de consulter les procès-verbaux tenus par leurs prédécesseurs. C’est pourquoi il est très important, dès qu’on assume les fonctions de secrétaire, d’obtenir les procès-verbaux de la dernière personne qui a occupé le poste.

Gestion du classement de l’information

En tant que principal agent-e d’information de la section locale, le ou la secrétaire doit tenir un système de classement approprié. Il n’est pas nécessaire que ce système soit complexe. Les catégories vont de soi et comprennent habituellement la formation, la négociation collective, les griefs, les dossiers sur les membres, les procès-verbaux et les rapports des comités.

Le système de gestion de l’information portera sur une combinaison de documents imprimés et de documents numériques, et les précautions d’usage au sujet de la sécurité et de la protection des renseignements personnels s’appliqueront aux documents des deux types. Si des classeurs sont employés, ils doivent être situés à des endroits appropriés et gardés sous clé. Les fichiers numériques devraient être gardés sur un ordinateur sûr (qui n’appartient pas à l’employeur). Si la section locale désire emmagasiner des fichiers sur un serveur Internet commercial réservé à cet usage, elle devrait bien se renseigner sur l’entreprise qui fournit le service et protéger les fichiers qu’elle emmagasine à l’aide d’un logiciel cryptographique digne de confiance. Vous pouvez obtenir ici de l’information sur le chiffrement PGP.

Gestion de la diffusion de l’information

Le ou la secrétaire de la section locale recevra de l’information de bien des sources. Il ou elle doit bien acheminer des lettres, des rapports, des listes de membres et des chèques. Les destinataires de cette information, dont le nombre est restreint, sont les suivants :

  • L’exécutif de la section locale. Si l’exécutif ou un de ses membres (le trésorier ou la trésorière, par exemple) doit donner suite aux communications reçues, le ou la secrétaire doit déterminer l’urgence de la question. Si la suite à donner peut ne l’être qu’au cours de la réunion suivante de l’exécutif, l’information devrait être classée en vue de son examen à ce moment-là. Si l’affaire est urgente, elle devrait être déférée sans tarder au président ou à la présidente de la section locale.
  • Les membres. Certains renseignements reçus doivent être traités pendant une assemblée générale des membres. Si l’exécutif de la section locale a pris des mesures pour donner suite à une question, il convient d’en informer les membres. D’autres questions débordent le cadre des pouvoirs de l’exécutif et doivent être présentées aux membres pour qu’ils prennent une décision.
  • Les comités de la section locale. Le courrier adressé aux comités de la section locale devrait être acheminé au président ou à présidente du comité avec les instructions nécessaires. Il y a des questions sur lesquelles le comité devra soumettre des recommandations à l’examen de l’exécutif ou des membres de la section locale et d’autres auxquelles le comité lui-même pourra donner suite. Dans tous les cas, le ou la secrétaire devrait créer une trace écrite indiquant l’acheminement donné, les délais et les instructions relatifs à chaque document.
  • Le bureau syndical régional du SEIC. Il faut signaler au bureau syndical régional dont relève la section locale tout changement de composition de l’exécutif ou du corps des délégué-e-s syndicaux de la section locale et faire parvenir à ce bureau tout amendement apporté aux règles de la section locale et les procès-verbaux des assemblées des membres de la section locale.

De plus, la section locale produira de l’information destinée à différents destinataires, et le ou la secrétaire devra la gérer d’une manière organisée.

La popularité du courriel peut faciliter la diffusion de l’information pour toutes les personnes intéressées au sein de la section locale, mais il doit être employé avec prudence. Les piètres pratiques de diffusion de courriel encouragent les destinataires à négliger ou à supprimer les messages, et le ou la secrétaire devrait donner l’exemple en n’adoptant pas ces pratiques. Les pratiques de diffusion de courriel continuent d’évoluer, et les chefs locaux devraient adopter les meilleures méthodes possibles à mesure qu’elles se présentent.

Rechercher ce site Web

laPersonnelle