Syndicat de l'Emploi et de l'Immigration du Canada - http://ceiu-seic.ca/fr/generalites/demande-dobservateurs-et-dobservatrices-14e-congres-national-du-seic/
novembre 3, 2016

Demande d’observateurs et d’observatrices: 14e congrès national du SEIC

Renseignements à l’intention des observateurs et observatrices

1.    Renseignements généraux

Le 14e congrès national du SEIC aura lieu au Hilton Lac-Leamy, à Gatineau, au Québec, du 6 au 9 février 2017. Il est censé commencer à 9 h le 6 février et se terminer à 17 h le 9 février.

2.    Inscription

Tous les délégué-e-s, observateurs et observatrices et invité-e-s doivent s’inscrire officiellement au congrès. L’inscription se déroulera le dimanche 5 février de 11 h 30 à 19 h 30 et le lundi 6 février de 8 h à 9 h dans les salles de réunion Julien, Gagnon et Walker du Hilton Lac-Leamy.

3.    Formulaires de notification

Les membres qui souhaitent assister au congrès en tant qu’observateurs ou observatrices peuvent être parrainés par leur section locale ou leur région. Le formulaire SEIC/C6-17 (lien ci-bas) doit être rempli et signé par l’entité qui parraine le membre et transmis avec un chèque visant les frais d’inscription de 150 $. Ce formulaire et le chèque à l’ordre du « Syndicat de l’Emploi et de l’Immigration du Canada » doivent être acheminés au bureau national du SEIC le plus tôt possible et au plus tard le 5 décembre 2016. Bien entendu, les membres peuvent assister au congrès sans être parrainés par leur section locale ou région. Dans ce cas, le formulaire de notification doit l’indiquer clairement.

4.    Déplacements

Les dispositions nécessaires aux déplacements des observateurs et observatrices peuvent être prises d’une des deux façons suivantes :

a)    Le bureau national prendra les dispositions nécessaires aux déplacements par avion au nom de tous les délégué-e-s accrédités par l’entremise de son agence de voyages officielle, Uniglobe Premiere Travel Planners, et il peut transmettre à celle-ci les demandes de réservation de voyage des observateurs et observatrices aussi. À cette fin, les observateurs et observatrices doivent remplir le formulaire approprié et le retourner au bureau national le plus tôt possible et au plus tard le 5 décembre 2016. Le bureau national n’assumera aucune responsabilité financière à l’égard des observateurs et observatrices et de leurs invité-e-s (conjoint-e-s, etc.). Il s’ensuit que les observateurs et observatrices devront prendre les dispositions nécessaires au paiement directement avec l’agence de voyages.

ou

b)    Les observateurs et observatrices peuvent prendre eux-mêmes les dispositions nécessaires à leurs déplacements. Ils peuvent traiter avec leur propre agent-e de voyages, avec Uniglobe Premiere Travel Planners ou directement avec le transporteur aérien. Toutefois, il y a lieu de signaler qu’Air Canada a été désigné transporteur aérien officiel du congrès. Si vous faites affaire avec Air Canada, veuillez indiquer le code de promotion VPJ6RKZ1 afin de bénéficier de tout rabais possible.

5.    Hébergement

Toutes les dispositions d’hébergement doivent être prises par l’entremise du bureau national du SEIC car celui-ci doit présenter à l’hôtel une liste exhaustive d’attribution des chambres indiquant les heures d’arrivée et de départ. À cette fin, vous devez remplir le formulaire intitulé Demande d’une réservation à l’hôtel (lien ci-bas) et le faire parvenir au bureau national du SEIC au plus tard le 5 décembre 2016.

Les délégué-e-s, invité-e-s et membres du personnel assistant au congrès seront hébergés au Hilton Lac-Leamy, au 3, boul. du Casino, à Gatineau, au Québec. Le tarif des chambres peut être payé par carte de crédit ou en argent comptant. Il est de 195 $ (chambre pour une ou deux personnes) par nuit sans compter les taxes.

L’inscription en tant qu’observateur ou observatrice ne vous donne pas automatiquement une chambre à l’hôtel. Vous devez remplir le formulaire à cet effect (Demande d’une réservation à l’hôtel – SEIC/C13-17; lien ci-bas) et le retourner le plus tôt possible. Les chambres disponibles seront attribuées aux observateurs et observatrices selon le principe du premier arrivé, premier servi. N’oubliez pas que nous disposons d’un nombre restreint de chambres.

L’accès Internet haute vitesse est disponible dans toutes les chambres et dans la zone de la salle de réunion sans frais supplémentaires.

6.    Trousses du congrès

Les trousses de congrès, dont le coût est couvert par les frais d’inscription, seront distribuées à l’inscription au congrès. Comme vous le savez, la trousse du congrès est un outil indispensable à tous les observateurs et observatrices souhaitant suivre le déroulement de notre congrès.

En janvier, un message de courriel vous sera envoyé pour vous annoncer que les documents du congrès ont été portés à notre site Web. Conformément à l’initiative d’écologisation du SEIC, nous ne distribuerons pas les documents par la poste. Cependant, nous vous en donnerons une version imprimée à l’inscription au congrès.

7.    Garderie sur les lieux

Le SEIC fournira des services de garde d’enfants sur les lieux du congrès conformément à sa politique no 4. Pour en profiter, vous devez remplir le formulaire SEIC/C8-17 (lien ci-bas) et le retourner au bureau national du SEIC le plus tôt possible et au plus tard le 5 décembre 2016.

Il y a lieu de signaler que les services de garde seront fournis sur place gratuitement aux délégué-e-s accrédités. Si le SEIC engage des frais supplémentaires de garde d’enfants en mettant ces services à la disposition des observateurs et observatrices, les observateurs et observatrices qui demandent ces services devront rembourser une part proportionnelle de ces frais supplémentaires.

8.    Obligation d’adaptation

Pour que nous puissions rendre accessibles le congrès et les installations qui y servent ou si vous avez des besoins alimentaires particuliers ou des allergies qu’il y a lieu de signaler au SEIC ou que des mesures d’adaptation précises à votre handicap doivent être prises, il est indispensable que vous remplissiez le formulaire approprié (SEIC/C14-17 – lien ci-bas) et que vous le retourniez au bureau national d’ici le 5 décembre 2016.

9.    Dépenses

Le bureau national n’assumera aucune responsabilité financière à l’égard des observateurs et observatrices. Toutes les dépenses des observateurs et observatrices doivent être payées par les entités qui les parrainent, s’il y a lieu, ou par les observateurs et observatrices eux-mêmes.

Si vous désirez de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec Brigitte Jean-Duguay au numéro 613-236-9634, poste 233, par télécopieur au numéro 613-236-7871 ou par courriel à l’adresse jeanb@ceiu-seic.ca. Vous pouvez en outre communiquer avec le bureau national en composant le numéro sans frais d’interurbain 1-855-271-3848.

Liens :
Formulaire C6-17 (inscription des observateurs et observatrices)
Formulaire C13-17 (Demande d’une réservation à l’hôtel)
Formulaire C12-17 (Demande de réservation de voyage)
Formulaire C8-17 (Demande de services de garde)
Formulaire C14-17 (Demande de mesures d’adaptation)

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