Syndicat de l'Emploi et de l'Immigration du Canada - http://ceiu-seic.ca/fr/congres-2017/lignes-directrices-sur-la-participation-des-delegue-e-s-au-14e-congres-national-du-seic-qui-aura-lieu-en-2017/
novembre 3, 2016

Lignes directrices sur la participation des délégué-e-s au 14e congrès national du SEIC qui aura lieu en 2017

Lieu et date

Le congrès national du Syndicat de l’Emploi et de l’Immigration du Canada aura lieu au Hilton Lac-Leamy, 3, boulevard du Casino, Gatineau, QC J8Y 6X4, du lundi 6 février à 17 h le jeudi 9 février 2017.

Une séance de formation des délégué-e-s participant à un congrès pour la première fois aura lieu dans la salle de réunion Suzor-Côté du Hilton Lac-Leamy de 15 h à 17 h le dimanche 5 février.

Inscription au congrès

L’inscription aura lieu dans les salles de réunion Julien/Gagnon/Walker du Hilton Lac-Leamy aux heures suivantes :

Le dimanche 5 février 2017 : de 11 h 30 à 19 h 30

Le lundi 6 février 2017 : de 8 h à 9 h

Soirée de bienvenue

Une séance d’accueil pendant laquelle une collation sera offerte et un bar payant sera ouvert sera tenue à l’intention de tous les participant-e-s dans la salle de réunion Beethoven le dimanche soir de 19 h à 22 h.

Formation des nouveaux délégué-e-s

Une séance de formation des nouveaux délégué-e-s pendant laquelle les règles de procédure du congrès seront examinées aura lieu dans la salle de réunion Suzor-Côté de 15 h à 17 h le dimanche 5 février. Il importe que vous indiquiez si vous voulez participer à cette séance en remplissant le Demande de renseignements aux délégué-e-s accrédité-e-s (SEIC/C07-17 : lien ci-bas) car le nombre des places est restreint.

Documents du congrès

En janvier, un message de courriel vous sera transmis pour vous annoncer que les documents du congrès ont été portés à notre site Web. Conformément à l’initiative d’écologisation du SEIC, nous ne distribuerons pas les documents par la poste. Cependant, nous vous en donnerons une version imprimée à l’inscription au congrès.

Hébergement à l’hôtel

Tous les délégué-e-s participant au congrès seront hébergés à l’hôtel Hilton Lac-Leamy. Sachez que nous avons retenu un certain nombre de chambres aux fins de notre congrès au tarif de 195 $ (chambre pour une ou deux personnes) par nuit, sans compter les taxes. Des frais supplémentaires de 25 $ par adulte supplémentaire s’appliqueront jusqu’au maximum de quatre adultes par chambre.

Toutes les réservations seront faites selon la liste d’attribution des chambres dressée par Brigitte Jean-Duguay, du bureau national. Il est indispensable de bien remplir les formulaires appropriés en y indiquant tout besoin spécial s’il y a lieu.

L’accès Internet haute vitesse est disponible dans toutes les chambres et dans la zone des salles de réunion sans frais supplémentaires.

Si vous souhaitez prolonger votre séjour à l’hôtel pour des raisons personnelles (vacances, etc.), vous devriez l’indiquer sur le formulaire intitulé Demande de renseignements aux délégué-e-s accrédité-e-s (lien ci-bas).

Le tarif de la chambre et les taxes seront payés directement par le SEIC pour tous les délégué‑e-s. Vous devrez assumer les frais accessoires (films, appels téléphoniques, etc.) que vous aurez portés au compte de votre chambre.

Tous les délégué-e-s participant au congrès national doivent remplir le formulaire ci-joint intitulé
Demande de renseignements aux délégué-e-s accrédités (SEIC/C07-17)
et le retourner au bureau national du SEIC le plus tôt possible et au plus tard le 5 décembre 2016.


Déplacements

Les dispositions nécessaires à vos déplacements pour participer au congrès national seront prises par le bureau national avec Uniglobe Premiere Travel Planners Inc. Comme d’habitude, les déplacements seront assurés selon le moyen de transport le plus économique pour le syndicat.

Dès que le bureau national aura reçu votre Demande de renseignements, il la transmettra à Uniglobe Premiere Traval Planners pour que cette agence prenne des dispositions provisoires. Jamie Taylor communiquera avec vous pour confirmer votre itinéraire.

Si vous souhaiter modifier votre itinéraire, vous devrez payer les frais supplémentaires que cela peut comporter. Bien sûr, si vous décidez de retarder votre retour, cela ne pose pas de problème pourvu que le tarif aérien demeure le même. Aucun changement ne sera permis après la confirmation des dispositions de déplacement.

La déléguée ou le délégué au congrès devra assumer toute pénalité découlant de changements ou d’une annulation une fois les billets délivrés.

Signalons que tous les billets d’avion seront délivrés électroniquement. À cette fin, vous devez nous indiquer une adresse de courriel personnelle ou un numéro de télécopieur personnel. Si vous n’avez pas accès à une adresse de courriel ou à un télécopieur personnel, le billet sera acheminé au bureau national qui vous le fera parvenir par la poste.

Les délégué-e-s arriveront le dimanche, sauf indication contraire sur la Demande de renseignements. Si vous arrivez plus tôt, ce sera à vos frais. Les nouveaux délégué-e-s qui souhaitent assister à la séance de formation qui aura lieu le 5 février de 15 h à 17 h doivent le préciser dans la Demande de renseignements afin que les dispositions nécessaires à leur arrivée anticipée soient prises et payées. Les nouveaux délégué-e-s ne comprennent que les délégué-e-s qui participent à un congrès du SEIC pour la première fois.

Notre bureau peut prendre les dispositions nécessaires aux déplacements des conjoint-e-s et des enfants des délégué-e-s. Il est entendu qu’il incombera à la déléguée ou au délégué de payer les billets d’avion de son conjoint ou de sa conjointe, de ses enfants, etc., et que le prix de ces billets lui sera facturé directement. Les dispositions nécessaires devront être prises directement avec l’agence de voyage. Le SEIC n’assumera aucune responsabilité financière à l’égard de ces frais.

Le congrès se terminera vers 17 h le jeudi 9 février. Tous les délégué-e-s pourront rentrer chez eux soit le soir même, soit le lendemain matin, selon l’horaire des vols, et les dispositions seront prises en conséquence.

Les délégué-e-s qui souhaitent utiliser leur propre véhicule bien qu’ils aient accès à des moyens de transport commercial (train, avion, etc.) se verront rembourser leurs frais au taux de l’indemnité de parcours en vigueur jusqu’à concurrence du tarif de transport commercial le plus économique. Le calcul de ce tarif comprend le prix du billet d’avion ou de train et un montant fixe de 100 $ pour le transport terrestre. Les frais de stationnement sont inclus dans le montant de 100 $ pour le transport terrestre si le remboursement correspond à l’équivalent du tarif de transport aérien. Aucune indemnité de stationnement ne sera versée dans ce cas.

La perte de salaire ne sera compensée que pour le temps qu’il aurait fallu prendre pour voyager en avion ou en train. La déléguée ou le délégué qui parcourt une courte distance (p. ex., dans la RCN) par véhicule personnel se verra rembourser en fonction du kilométrage au tarif indiqué dans la Politique sur les voyages du SEIC. Toute exception doit être autorisée préalablement par le directeur des finances, Alain Normand, que vous pouvez joindre par courriel à l’adresse normanda@ceiu-seic.ca ou par téléphone au numéro 613-236-9634, poste 228.

Dépenses

Toutes les dépenses engagées par les délégué-e-s accrédité-e-s pour participer au congrès national seront payées par le syndicat. Une avance permettant de couvrir les dépenses (indemnité journalière, et.) vous sera envoyée vers la mi-janvier. Signalons qu’il incombera aux personnes intéressées de payer les dépenses des conjoint-e-s ou autres membres de la famille qui accompagnent les délégué-e-s.

Veuillez indiquer vos renseignements bancaires personnels au bureau national pour faciliter le paiement et réduire le temps d’attente et le coût pour le syndicat. Vous devrez faire parvenir ces renseignements d’ici le 5 décembre 2016 avec votre Demande de renseignements aux délégué-e-s accrédité-e-s (SEIC/C07-17; lien ci-bas).

Indemnités

Les frais de participation des délégué-e-s au congrès de 2017 seront pleinement remboursés conformément au Règlement 3 du SEIC, soit :

Les reçus doivent être joints à votre demande de remboursement.

Signalons que le remboursement des dépenses sera conditionnel à la participation au congrès. Sauf s’il y a des raisons valables, vos dépenses seront rajustées et vous pourrez vous voir enlever votre statut de délégué-e en cas de non-participation au congrès.

Autorisation de congé

Vous devez présenter une preuve documentaire d’autorisation de congé à l’appui de votre demande de remboursement de la perte de rémunération. C’est pourquoi vous devez présenter en même temps que la Demande de renseignements ou peu de temps après une copie de votre demande de congé approuvée.

Salaire

Vous avez droit au remboursement de la perte réelle de salaire correspondant aux heures ouvrables passées au congrès. Aucune rémunération n’est accordée pour la fin de semaine, les heures supplémentaires et le temps de déplacement, sauf dans les cas suivants :

Garde des enfants et des personnes à charge

La Politique du SEIC sur la garde des enfants et des personnes à charge vise à niveler les obstacles qui empêchent les membres de participer pleinement aux activités du syndicat.

Vous trouverez ci-jointe, à titre d’information, la Politique 4 – Garde des enfants et des personnes à charge. Pour assurer des services de garde de qualité et des arrangements souples, les délégué-e-s ont le choix entre les options suivantes :

  1. Garde par une agence autorisée

Si la garde est assurée par une agence autorisée, le coût réel sera remboursé moyennant la présentation d’un reçu;

  1. Garde par une personne autre qu’une agence ou le conjoint ou la conjointe/le compagnon ou la compagne

Si la garde est assurée par une personne autre qu’une agence ou le conjoint ou la conjointe/le compagnon ou la compagne, le taux de remboursement sera le suivant:

a) un maximum de 45 $ par jour pour le premier membre de la famille;
b) un maximum de 20 $ par jour pour chaque membre additionnel de la famille;
c) un maximum de 30 $ par nuit par membre de la famille pour les soins pendant la nuit.

Pour se faire rembourser les frais de garde, il faut remplir la Demande de remboursement des frais de garde familiale du SEIC.

  1. Garde sur les lieux

Les délégué-e-s qui ont besoin de services de garde sur les lieux doivent remplir le formulaire ci-bas et le retourner au bureau national au plus tard le 5 décembre 2016.

Remarque : La politique du SEIC n’est pas destinée à faire rembourser des frais de garde familiale que la déléguée ou le délégué aurait engagés s’il avait été à son lieu de travail. De plus, le SEIC ne paiera pas les services fournis par un conjoint ou une conjointe.

Obligation d’adaptation

Pour que nous puissions rendre accessibles le congrès ou les installations servant à ce congrès ou si vous avez des besoins alimentaires particuliers ou des allergies qu’il y a lieu de signaler au SEIC ou que des mesures d’adaptation précises à votre handicap doivent être prises, il faut que vous remplissiez le formulaire approprié (SEIC/C14-17; lien ci-bas) et que vous le retourniez au bureau national d’ici le 5 décembre 2016.

Pour obtenir d’autres renseignements ou de l’aide

N’hésitez pas à communiquer avec le bureau national si vous souhaitez obtenir des précisions sur le congrès national. Vous pouvez adresser toute question au sujet du présent document à notre agente administrative Brigitte Jean-Duguay, à l’adresse jeanb@ceiu-seic.ca ou au numéro 613-236-9634, poste 233.

 

Liens :

Demande de renseignements aux délégué-e-s accrédité-e-s (SEIC/C07-17)
Politique du SEIC sur la garde des enfants et des personnes à charge
Demande de services de garde (SEIC/C08-17)
Réclamation des dépenses de garde familiale du SEIC (CEIU/C9-17)
Politique sur les besoins spéciaux
Demande de mesures d’adaptation (SEIC/C14-17)

 

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