Information pour les délégué-e-s au congrès de 2011 du SEIC

Nous demandons aux délégué-e-s au congrès de 2011 du SEIC de bien prendre connaissance des modalités relatives à leur participation et de donner au bureau national du syndicat les renseignements nécessaires à la prise des dispositions qui s’imposent.

Veuillez lire le document suivant intitulé Information pour les délégué-e-s ainsi que les pièces qui y sont jointes.

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Le 12 mai 2011

Douzième Congrès National du SEIC
Information pour les délégué-e-s

Lieu et date

Le Congrès national du Syndicat de l’Emploi et de l’Immigration du Canada aura lieu au Centre des Congrès d’Halifax (Halifax World Trade & Convention Centre), 1800 rue Argyle, N-É B3J 3N8 à compter du vendredi, 16 septembre, et prendra fin à midi, le mardi 20 septembre 2011.

Il y aura une séance de formation à l’intention des « nouveaux » délégué-e-s, dans les salles 204-205 du Centre des Congrès d’Halifax, le jeudi 15 septembre, de 13h30 à 16h30.

Inscription

L’inscription aura lieu au Centre des Congrès (Salles 304-305), de 12h30 à 20h00 le jeudi (15 septembre), et de 8h00 à 9h00 le vendredi matin (16 septembre) juste avant la séance inaugurale du Congrès qui débutera à 9h00.

Dépenses

Toutes les dépenses des délégué-e-s accrédités encourues pour assister au Congrès, seront payées par le syndicat.  Une avance au titre de ces dépenses (per diem, etc.) vous sera adressée vers la mi-août.  Il est à noter que les dépenses des conjoint-e-s et des autres membres de la famille qui accompagneront les délégué-e-s seront à la charge du/de la délégué-e en cause.

Hébergement à l‘hôtel

Tous les délégué-e-s seront hébergés au Delta Barrington ou au Delta Halifax.  Veuillez noter qu’il y a des chambres fumeurs au Delta Halifax seulement.  Les gens ayant des problèmes de mobilités seront hébergés au Delta Barrington dans la mesure du possible; celui-ci étant un peu plus près du Centre des Congrès.

Nous avons négocié un certain nombre de chambres à un tarif de $209 / nuitée pour les chambres simple/double, plus les taxes applicables.  Des frais additionnels seront applicables pour une 3e et une 4e personne au coût de $15 par personne additionnelle.

Nous vous ferons parvenir les listes d’hébergement au mois d’août vous indiquant dans lequel des deux hôtels vous êtes inscrits.  Nous ferons notre possible pour respecter votre premier choix, mais nous ne pouvons le garantir.

L’accès à internet haute-vitesse sera disponible dans toutes les chambres et est inclus dans le prix.

Les chambres sont réservées jusqu’au 19 septembre au soir.  Nous réalisons que certains d’entre vous ne pourrez quitter le 20 septembre à cause de vols non disponibles durant l’après-midi ou la soirée.  Dans de tels cas, nous paierons la chambre pour la soirée du 19 septembre.  Ceux et celles qui désirent prolonger leur séjour à l’hôtel pour des raisons personnelles (vacances, etc) devront l’indiquer sur la « Demande de Renseignements » ci-jointe.

Tous les délégué-e-s qui assisteront au Congrès devront remplir le formulaire ci-joint de « Demande de Renseignements » et le retourner au bureau national dès que possible mais au plus tard le 20 juin 2011.

Transport

Les dispositions de voyage pour votre présence au Congrès sont confiées au bureau national par l’entremise de Voyages Executive Worldwide.  Le transport sera fourni au coût le plus économique au syndicat comme toujours.

Dès la réception des formulaires de demande de renseignements, nous les transmettrons à l’agence de voyage qui fera alors des réservations provisoires.  Jamie Taylor communiquera avec vous pour confirmer l’horaire de voyage.  Il est à noter que tout changement à votre itinéraire de voyage entraînant des coûts supplémentaires sera votre responsabilité.  Si vous désirez prolonger votre séjour, il n’y a pas de problème, à condition que l’on puisse obtenir le même tarif.  Les changements ne seront pas permis après la confirmation de l’itinéraire.

Veuillez noter que tous les billets d‘avion seront émis de façon électronique.  Vous devez donc nous fournir une adresse de courriel ou un numéro de télécopieur.  Si vous n‘avez pas accès au courriel ou à un télécopieur, le billet nous sera envoyé et nous vous le ferons parvenir par la poste.

La majorité des délégué-e-s arriveront le jeudi soir, sauf indication contraire sur la feuille d’information. Ceux qui arrivent plus tôt devront payer les frais d’hébergement supplémentaires. Les nouveaux délégué-e-s qui désirent recevoir la formation qui aura lieu le 15 septembre de 13 h 30 à 16 h 30 devront le préciser sur la feuille d’information pour que les dispositions nécessaires à leur arrivée anticipée soit prises (incluant les frais).  Nous définissons « nouveau délégué-e’ » comme étant les délégué-e-s assistant à un Congrès du SEIC pour la toute « première » fois.

Les dispositions de voyage peuvent être assumées par le bureau national, pour vos conjoint-e-s et vos enfants.  La responsabilité du coût des billets pour les conjoint-e-s ou les enfants incombe à la déléguée ou au délégué concerné, et la facture lui sera envoyée directement.  Des arrangements pour acquitter ces frais devront être faits directement avec l’agence de voyages.  Le SEIC ne prendra aucune responsabilité financière face à ces dépenses.

Le Congrès prendra fin à midi, le mardi 20 septembre, et vous pourrez donc rentrer chez vous cet après-midi ou ce soir-là, et les dispositions seront prises en conséquence, à moins que, en raison des horaires de vols, il vous soit impossible de rentrer chez vous à cette date-là.

Le délégué ou la déléguée qui utilisera son propre véhicule comme moyen de transport pour assister au Congrès aura droit au remboursement que voici:

(a) lorsque le transport par avion, par chemin de fer et par autobus est disponible, au moindre coût si ce coût est inférieur aux indemnités de transport par automobile;

(b) si un seul des moyens de transport précités est disponible, au tarif de ce moyen de transport s’il est inférieur aux indemnités de transport par automobile.

Le délégué ou la déléguée qui devra parcourir une courte distance par automobile aura droit au remboursement des milles ou kilomètres parcourus au tarif indiqué dans la Politique du SEIC.  Veuillez indiquer le millage sur la « Demande de renseignements » ci-jointe.

Assurance durant le Congrès

Toutes les délégué-e-s accrédités et les observateurs et observatrices sont couverts pour un montant de $50,000 durant le Congrès.

Indemnités

Les délégué-e-s accrédités toucheront les indemnités auxquelles pourvoit le règlement no. 3 du SEIC et que nous exposons à grands traits ci-dessous.

Il sera versé au délégué ou à la déléguée un montant égal à sa rémunération au regard de la période durant laquelle il lui faudra s’absenter de son horaire normal de travail pour assister au Congrès, y compris le temps consacré aux déplacements.  Ce remboursement est subordonné à toutes les retenues ordinaires à la source au titre de l’impôt sur le revenu, du Régime de pensions du Canada et des primes d’assurance-emploi.

Une indemnité quotidienne, au montant de $60 pour les jours de semaine, et de $100 pour les jours de fin de semaine, sera versée au regard des jours durant lesquels le délégué ou la déléguée assistera au Congrès ou sera en situation de voyage.

Aux fins de calcul des indemnités payables au délégué ou à la déléguée qui se rendra à Halifax, au moyen de sa voiture, la période de temps consacrée aux déplacements sera établie en fonction du moyen de transport le plus rapide à la disposition du délégué ou de la déléguée.

Il faudra produire une preuve d‘autorisation d‘absence à l‘appui de la demande de remboursement avant que soit versée l‘indemnité de perte de traitement, et il faudra donc soumettre cette preuve de concert avec le formulaire ci-inclus de « Demande de renseignements »

À noter: Le remboursement des dépenses sera basé sur la présence au Congrès.  À moins qu’il y ait des raisons légitimes, les dépenses seront ajustées et le statut de délégué-e-s pourrait être révoqué s’il y a absence durant les délibérations du Congrès.

Services de garderie

Vous trouverez ci-annexé, pour votre gouverne, la politique du SEIC sur la « Garde des enfants et des personnes à charge ».  Vous remarquerez qu’afin d’assurer une garde d’enfants de qualité et une latitude des dispositions, les délégué-e-s auront les choix suivants:

(a) Garderie sur place

Si vous désirez inscrire votre enfant ou vos enfants, veuillez compléter le formulaire SEIC/C8-11 (annexé) et le retourner au bureau national du SEIC au plus tard le 18 juillet 2011.  Vous remarquerez qu’il nous faut un dépôt de $25 afin de garantir ces services de garderie.  Ce dépôt vous sera remboursé à même votre réclamation finale.  Le dépôt est non-remboursable si vous annulez votre inscription après le 8 août 2011.  Le petit-déjeuner et le déjeuner seront fournis par la garderie si vous le désirez.  Par contre, le souper est la responsabilité des parents (coût à être remboursé).  La garderie fournit des jouets, jeux, etc. mais en ce qui concerne les poussettes, marchettes, chaises de bébé, etc., il appartient aux parents d’apporter leur équipement au besoin.

(b) Soins fournis au domicile ou par une agence autorisée

On peut recevoir un remboursement en complétant le formulaire SEIC/C9-11 (annexé).  Veuillez noter que la politique du SEIC ne vise pas à rembourser les frais normaux de garde qui seraient habituellement payables si la déléguée ou le délégué était à son lieu de travail.  De plus, l’indemnité de garde familiale ne sera pas versée pour services rendus par un conjoint ou une conjointe.

(c) Remboursement des frais de déplacement pour amener l’enfant / les enfants au Congrès

On peut rembourser les frais de déplacement pour amener les enfants au Congrès jusqu’à concurrence du maximum remboursable des frais qui auraient été engagés pour laisser l’enfant ou les enfants au foyer.  Vous pouvez recevoir un remboursement en complétant le formulaire SEIC/C9-11.

Soins spéciaux

Vous trouverez ci-annexé la politique du SEIC concernant les soins spéciaux; la politique se passe de commentaires.

Remplir et nous retourner le formulaire ‘’Demande de mesures d’adaptation’‘ si applicable, pour le 18 juillet 2011 au plus tard.

N’hésitez surtout pas à contacter le bureau national si vous avez des questions au sujet du Congrès.  Vous pouvez rejoindre Brigitte Jean-Duguay, Coordonnatrice des détails administratifs pour le Congrès, par courriel à jeanb@ceiu-seic.ca , ou par téléphone au (613) 236-9634, poste 233.

Solidairement,

Jeannette Meunier-McKay,
Présidente nationale