Trousse d’information pour les observateurs et observatrices

1. Général

Le onzième Congrès national triennal du SEIC aura lieu à l’hôtel Hilton Lac-Leamy à Gatineau (Québec) du 12 au 16 septembre 2008. Les délibérations du Congrès sont censées commencer à 9h le 12 septembre et se terminer à 12h (midi) le 16 septembre.

2. Inscription

Tous les délégué-e-s, les observateurs et les observatrices et les invité-e-s doivent s’inscrire officiellement au Congrès. L’inscription se déroulera le jeudi 11 septembre de 13h à 20h et le vendredi 12 septembre de 8h à 9h à l’hôtel Hilton Lac-Leamy (salles Julien, Gagnon et Walker)

3. Formules de notification

Les membres désirant assister au Congrès en tant qu’observateurs ou observatrices peuvent faire commanditer leur participation par leur section locale ou leur organisation régionale. À cette fin, ils ou elles doivent faire remplir et signer la formule ci-jointe par leur section locale ou leur organisation régionale et la transmettre avec un chèque couvrant les frais d’inscription de $150. Le formulaire et le chèque, à l’ordre du Syndicat de l’Emploi et de l’Immigration du Canada, doivent parvenir au bureau national du SEIC le plus tôt possible et au plus tard le 20 juin 2008. Les membres peuvent, bien entendu, assister au Congrès à leurs propres frais. En pareil cas, le formulaire de notification doit l’indiquer clairement.

4. Déplacements

Les dispositions aux fins des déplacements par avion des observateurs et des observatrices peuvent être prises de deux façons l’une:

(a) Le bureau national prendra les dispositions nécessaires aux déplacements de tous les délégué-e-s accrédités par l’entremise de son agence de voyages officielle, soit Executive Worlwide Travel, et peut faire suivre les demandes de déplacements des observateurs ou des observatrices s’ils / elles le veulent. Dans ce cas, le formulaire ci-joint doit être rempli et retourné au bureau national le plus tôt possible mais au plus tard le 20 juin 2008. Le bureau national n’assumera aucune responsabilité financière à l’égard des observateurs ou observatrices et de leurs invité-e-s (conjoint-e-s, etc.). Les observateurs et observatrices devront donc prendre des arrangements directement avec l’agence de voyage pour acquitter leur facture.

ou

(b) Les observateurs et observatrices peuvent prendre eux-mêmes les dispositions nécessaires à leurs déplacements par l’entremise de leur propre agence de voyages ou d’Executive Worldwide Travel ou directement avec le transporteur aérien. Toutefois, signalons qu’Air Canada a été retenu en tant que transporteur aérien officiel aux fins du Congrès et qu’il y a lieu de consulter le document ci-joint pour connaître les rabais possibles, les numéros que l’on peut composer sans frais d’interurbain, etc. Quiconque recourt à Air Canada devrait se rappeler d’indiquer le numéro promotionnel pour notre Congrès afin de pouvoir bénéficier de tout rabais qui pourrait être applicable.

5. Hébergement

Toutes les dispositions nécessaires à l’hébergement à l’hôtel doivent être prises par l’entremise du bureau national du SEIC car c’est celui-ci qui doit fournir à l’hôtel une liste exhaustive des hôtes indiquant les heures d’arrivée et de départ. À cette fin, il y a lieu de remplir la demande de réservation ci-jointe et de la faire parvenir au bureau national du SEIC au plus tard le 20 juin 2008.

Les délégué-e-s, les invité-e-s et le personnel qui assistent au Congrès seront hébergés à l’hôtel Hilton Lac-Leamy. La note peut être réglée par carte de crédit ou par chèque.

Il est important de noter qu’une chambre ne vous sera pas automatiquement assignée en s’enregistrant en tant qu’observateur / observatrice. Le formulaire ci-joint (Demande d’une réservation à l’hôtel) doit être complété et retourné au bureau national dès que possible. Les chambres disponibles pour les observateurs / observatrices seront distribuées individuellement sur une base de premier arrivé / premier servi.

6. Trousses du congrès

Les trousses du Congrès, dont le prix est couvert par les frais d’inscription, comprendront une serviette de qualité, une reliure à trois anneaux, la liste des délégué-e-s, les résolutions, les rapports des comités, le rapport de la Présidente nationale, le rapport de la Vice-présidente exécutive nationale, le programme du Congrès, les règles de procédure, les Statuts, règlements et politiques du SEIC, les Statuts de l’AFPC, un stylo, etc. Comme vous le savez, la trousse du Congrès est un instrument indispensable à tous les observateurs et les observatrices désirant suivre les délibérations de notre congrès. On peut se procurer la trousse à l’occasion de l’inscription au congrès.

7. Assurance

Tous les délégué-e-s accrédités et les observateurs et observatrices sont assujettis à une assurance de $50,000 chacun-e pendant le Congrès.

8. Garderie sur place

Le SEIC fournira un service de garderie pendant son Congrès, comme le veut la politique no 4 du SEIC. Le formulaire ci-annexé doit être rempli et retourné au bureau national du SEIC dès que possible et au plus tard le 18 juillet 2008. Afin de garantir ces services, il nous faut un dépôt de $25 qui sera remboursé suite au Congrès. Le dépôt est non-remboursable si l’inscription est annulée après le 8 août 2008.

Il est à noter que le service de garderie est gratuit aux délégué-e-s accrédités. Advenant que le SEIC encoure des coûts additionnels de garderie pour offrir les services de garderie aux observateurs et observatrices, on devra alors demander aux observateurs et observatrices qui ont demandé le service, de partager au pro rata tels coûts additionnels.

9. Dépenses

Le bureau national du SEIC n’assume aucune responsabilité financière à l’égard des observateurs et des observatrices. Il incombe à l’organisation qui commandite leur participation au Congrès de payer toutes les dépenses des observateurs et des observatrices. On encourage ceux-ci et celles-ci à discuter de la question avec le président ou la présidente de leur section locale ou leur vice-président-e national-e. Tout observateur ou observatrice dont la participation n’est pas commanditée doit payer tous ses frais lui-même ou elle-même.

N’oubliez pas de:

1. Remplir le formulaire de Notification des membres désirant assister au Congrès à titre d’observateur ou d’observatrice et la retourner au bureau national au plus tard le 20 juin 2008 avec un chèque au montant de $150 payable au « Syndicat de l’emploi et de l’immigration du Canada ».

2. Remplir une « Demande de réservation à l’hôte l» et la retourner au bureau national du SEIC au plus tard le 20 juin 2008.

3. Remplir une « Demande de réservation de voyage », si vous désirez que le bureau national fasse suivre votre formulaire à notre agence de voyage, et la retourner au plus tard le 20 juin 2008.

4. Remplir la formule d’inscription à la garderie et la retourner au bureau national du SEIC au plus tard le 18 juillet 2008 avec un chèque au montant de $25 payable au « Syndicat de l’emploi et de l’immigration du Canada ».

Si vous désirez de plus amples renseignements, veuillez contacter Brigitte Jean-Duguay au (613) 236-9634, poste 233, par télécopieur (613) 236-7871 ou par courriel .

Pièces jointes:

• Formulaire C6-08 (Enregistrement pour les observateurs / observatrices)
• Formulaire C13-08 (Demande de réservation à l’hôtel)
• Formulaire C12-08 (Demande de réservation de voyage)
• Formulaire C8-08 (Inscription à la garderie)
• Air Canada Travel Information Sheet