Comment tenir un événement public

Comme l’expérience l’a déjà appris à bien des membres, les événements publics peuvent être des moyens importants, stimulants et amusants d’attirer l’attention du public sur des questions d’intérêt national ou local. Ils sont un élément crucial de l’exercice de la démocratie et ils sont indispensables à l’établissement d’un fort mouvement de militants et militantes de la base.

Il y a des événements publics de tous les genres, allant des discussions en panel aux forums publics, aux piquets d’information, aux séances de visionnement de vidéos, aux pièces de théâtre d’intervention et aux manifestations. Les formes qu’ils prennent ne sont restreintes que par les limites de l’imagination, les besoins de l’heure et les ressources disponibles. Plus l’événement est impressionnant et innovateur, plus il risque d’attirer l’attention du public et des médias.

C’est pour cela qu’il importe d’autant plus de ne pas négliger les points fondamentaux. Voici donc une liste de points à se rappeler quand on organise un événement public.

Objectifs

Déterminez quels sont les objectifs immédiats et à long terme de votre groupe et discutez du genre d’événement le plus susceptible de favoriser leur atteinte. Le fait d’aborder la question des objectifs donne souvent lieu à de bonnes discussions de groupe
Tous les événements politiques comprennent des volets de sensibilisation, de mobilisation et d’action. Songez au volet sur lequel vous voulez mettre l’accent.

Ressources

Déterminez les fonds, la main-d’oeuvre et les dons non financiers dont vous disposerez pour tenir l’événement
Au besoin, dressez un plan afin de trouver des ressources supplémentaires (p. ex., levée des fonds, aide de membres d’autres groupes).

Moment opportun

Choisissez le moment stratégique du point de vue politique, soit le jour ou vous pouvez vous attendre à obtenir une participation et une exposition maximales. Certains des événements les mieux réussis ont été prévus pour coïncider avec d’autres, comme par exemple un jour férié (Fête du Canada), une réunion d’entreprise (assemblée annuelle des actionnaires) ou une réunion politique (congrès annuel d’un parti politique ou réunion d’un organisme décisionnel mondial).

Tâches

Dressez la liste de toutes les tâches à accomplir et indiquez-y la date ou l’heure ou elles doivent être accomplies et la ou les personnes qui s’en chargeront. Il importe de s’assurer que les tâches soient partagées et qu’une seule personne ne se trouve pas chargée de tout faire.
Organisez une série de réunions de planification préalable à l’événement afin de traiter de nouvelles questions et de savoir comment se déroulent les tâches attribuées.

Promotion

Puisque l’événement doit par définition être public, réservez amplement de temps à sa promotion en priorité.
Examinez des moyens de faire connaître l’événement et choisissez les plus efficaces, par exemple les feuillets, les affiches, les communications téléphoniques, les messages transmis par télécopieur, les annonces dans les envois postaux ou à l’occasion de réunions d’autres organisations, le courriel, les listes de dates à retenir dans les journaux communautaires, les annonces à la radio alternative et, bien sûr, le bouche à oreille.

Médias

Assurez-vous que l’événement ait lieu à un moment opportun et soit innovateur.
Prévoyez des images frappantes pour les photos et les reportages
Établissez des trousses à l’intention des médias qui comprennent de la documentation et un communiqué de presse englobant des citations toutes faites
Exercez-vous à transmettre un message clair et succinct, y compris quelques bouts à répéter pendant les entrevues
Distribuez un bref avis aux médias un jour ou deux avant l’événement et assurez le suivi par un coup de fil amical le jour de l’événement.

Travail de dernière minute

Ne vous leurrez pas! Il y aura toujours des choses à faire à la dernière minute avant l’événement. Soyez prêt à aider à l’installation du matériel, à chercher une personne pouvant remplacer au pied levé un conférencier ou une conférencière qui a un empêchement et à procéder à un dépannage général.

Profitez-en

Même si vous vous sentez éreinté quand l’événement finit par avoir lieu, prenez le temps de vous amuser. Vous le méritez!

Évaluation

Profitez de l’occasion, au cours des jours qui suivent l’événement, pour vous demander ce qui a bien été et ce qui aurait pu mieux aller. Le fait de répondre à des questions aussi simples permettra d’organiser des événements publics encore mieux réussis dans le futur.

Article par Brent Patterson, Le Conseil des Canadiens

Solidairement,

Jeannette Meunier-McKay
Vice-Présidente exécutive nationale
SEIC